Vida de Freelancer

O melhor de ser o “primeiro dia” de trabalho de 2017 é ter posto o auto-reply nos emails até dia 4 de Janeiro. Demasiada pressão neste arranque do ano.

Eu, espero que tudo mude, ou pelo menos que eu consiga mudar algumas coisas. Principalmente, internamente, e nos meus processos de organização.

Posso-vos dizer que ando a estudar aplicações quase desde o início de Dezembro. E quando digo aplicações, são mesmos auxiliares de gestão de projectos, clientes, bases de dados… tudo o que me possa facilitar a ganhar mais uns minutos por dia e que agilize alguns procedimentos. Já criei contas em mais de 10 sites, já tenho free trials até mais não. E para já, já estou a implementar um destes procedimentos, em jeito de beta tester, num dos primeiro trabalhos a entrar agora em Janeiro.

Mas uma das grandes novidades que quero implementar para este ano, é tornar os trabalhos numa experiência [ainda mais] emocionante e trazer-vos, a vós clientes, para dentro do processo, seja criativo ou de acompanhamento. Interligarmo-nos e estar mais próximos, mais acessíveis.

Daí termos toda a informação centrada num sítio, um planeamento que ambos temos acesso, e que sabem sempre em que fase estamos, o que virá a seguir ou o que é necessário. Este é um dos grandes objectivos que estou a preparar. Daí andar desde o início de Dezembro a estudar a melhor solução, e que seja bastante acessível para todos.

Objectivo 1 para a Lance: automatizar emails e gestão de projecto

A seguir vêm as alterações ao site que vão ser implementadas.

Bom arranque de 2017.

Estava a tardar as boas festas e até pensei que ia deixar passar esta época e fazer uma mensagem de ano novo apenas. Mas depois nestes últimos dias e na tentativa de organizar e planear o novo ano, alguns pop-ups vão surgindo.

Natal é família, certo? E as famílias dão-se bem, e menos bem, choram e riem, barafustam e dão beijos, zangam-se e fazem as pazes, mas no final, todos os dias são uma alegria, e estamos juntos. Para o que der e vier.
E isto veio à mente, porque trabalhando todos os dias, lidando directamente com clientes, temos também a nossa história. Trocamos emails [alguns telefonemas :)], fazemos coisas bonitas, mudamos, alteramos, voltamos a fazer, falamos, desconversamos e voltamos a falar. E no fim, está tudo bem, estamos contentes, felizes por termos construído algo em conjunto. Fizemos um trabalho de equipa, ajudamo-nos, erramos e construímos as nossas memórias.

Este foi o ano em que mais palavras bonitas recebi, daquelas que nos escrevem em emails nocturnos e me deixam sem palavras. De manhã, volto a ler para ver se foi sonho. Mas foi o ano em que tive uma variedade maior de clientes, de projectos bastante diversos, de clientes novos, e que conheci pessoas fantásticas. Tudo misturado, foi um bom ano, claro! Mesmo nos momentos mais duvidosos, revoltos em grandes dúvidas, foi bom ter com quem falar, com quem partilhar e clientes todos temos. Eu, tenho pessoas com quem trabalho e que gosto muito. Porque estas nossas histórias desde o pequeno flyer, a um site, ou um novo logo, tudo teve uma narrativa.  E nós fizemos parte dela.

Por isso, fazemos todos parte desta família. Da família das ideias, dos projectos, das dúvidas e dos sonhos, porque é isso com que lido todos os dias. E lido com vocês. Fazemos história? Sim, a nossa. E, não podia deixar passar a data sem vos agradecer, por lerem este texto, por me enviarem emails, por me darem conversa, por me ajudarem, porque me darem tempo quando o peço, e porque fazem parte do meu dia, da minha família.

São as alegrias de um novo trabalho, de um novo cliente ou até mesmo de algo que correu menos bem que trago comigo, para casa, para o trabalho, que afectam o meu dia. A isto, chamo uma verdadeira relação. Damos, voltamos a dar, e recebemos.

Obrigada, a vocês que trabalham comigo e eu com vocês. Obrigada por me contarem histórias e partilharem sonhos comigo.

Somos família, e este Natal também é nosso.

Então e se nós, freelancers, empresários em nome individual, ou empreendedores singulares, quisermos fazer um almoço de Natal. Como fazemos? Vamos sozinhos. Ou então não 🙂

A vantagem de estarmos num cowork é que temos sempre companhia, nem que uma pessoa desafie o colega do lado para ir almoçar. Mas nós queremos é almoços, ou jantares, ou até mesmo brunchs e podemos ser todos de áreas diferentes, com pessoas que nunca nos cruzámos, ou até mesmo que só seguimos no mundo online. E eu, já tive dois mais ou menos assim este ano.

O Christmas Brunch da th2 foi divino, uma pausa no dia, com um sol de Inverno que mais parecia Primavera, porque a luz que entrava pela janela deixou-nos todas rosadas e logo com boa cara. O brunch dispensa apresentações porque é mesmo verdade, é bom, é bonito e tinha ficado lá o dia todo sentada à volta daquela mesa. À Sofia só tenho de agradecer pela recepção, por nos encher a barriga de amor e o coração com palavras. A ideia da Catarina para este encontro não podia ter sido melhor.

Uma foto publicada por Filipa Simões de Freitas (@pippinha) a Dez 19, 2016 às 4:41 PST

E depois o almoço de Natal de empresa. Também o fiz, e fomos duas. Eu e a Daniela somos número suficiente para fazer um almoço. O lugar não existe e “não nos é permitido divulgar”, mas foi um bom almoço e fica mesmo no nosso bairro. Foi, sem dúvida uma das boas surpresas que tivemos este ano ao mudar para Marvila. Ali trabalhamos, ali almoçamos, pelo bairro damos voltas e até já os vizinhos nos dão os bons dias de manhã — bom dia meninas!

Uma foto publicada por Filipa Simões de Freitas (@pippinha) a Dez 20, 2016 às 5:36 PST

Uma foto publicada por Filipa Simões de Freitas (@pippinha) a Jun 17, 2016 às 6:42 PDT

Fica no ar a ideia de fazer um almoço “que não vai existir”, de kick off 2017, num lugar que não existe. Razões não nos faltam para começar bem o ano. Motivos temos muitos.

Nunca gostei de escrever, ou melhor, nunca achei que podia escrever. Confesso que não sou a pessoa mais exímia na língua portuguesa, shame on me. Mas a verdade, é que apanhei o jeito, não que escreva bem, e que vá agora escrever um romance, mas escrever tornou-se uma tarefa fácil e constante. Escrever, tornou-se um momento mais prático agora. Se recuar um pouco, cada vez que tinha de escrever era quase como fazer os TPCs a uma sexta-feira à noite.
Fui lá com treino, e não foi só um.

• Comecei a ter a necessidade de fazer mais textos para as minhas redes sociais (e para clientes).
• A ter a preocupação de falar sobre os meus serviços de uma forma directa, original e sem ser demasiado comercial.
• Refiz o meu site e precisei de novos textos
• As newsletters têm sido cada vez mais aplaudidas e isso motiva-me a fazer ainda mais, e a escrever mais também.

Foi treino e tempo. E isto fez sentido quando fiz o workshop de copywriting digital com a Mónica, este ano. Foi quando a Mónica mostrou várias ideias onde podemos ir buscar inspiração, onde deu sugestões de como desbloquear esta pressão perante uma folha de papel, e no fim disse que é preciso treinar. Exercitar e ultrapassar o medo e receio de escrever.

Perante os desafios que tenho enfrentado de escrever os meus próprios conteúdos para as redes sociais e de ter que inventar novos assuntos, a verdade é que as palavras têm saído tal comboio a todo o vapor. E isto tem me ajudado, e muito. E a vocês também vos pode ajudar.

Sim, as coisas não mudam de um dia para o outro. Dia 31 de Dezembro o sol está lá e dia 1 de Janeiro vai continuar a estar, com mais ou menos frio, com mais ou menos chuva, mas os dias vão ser iguais. E nós também. Por isso, mudanças de vida, de religião ou até de trabalho podem ser ilusão. Ou então não.

Costumo contar esta história em todos os workshops online starter que dou, e continua a fazer sentido, para mim.

Em tempos, um dos meus colegas, numa agência por onde passei, veio com a teoria de que no final do ano tínhamos de escrever num papel as nossas resoluções. Tinha ele lido um estudo, que a maioria das pessoas que escrevia o que queria alcançar no novo ano, conseguia superar os seus objectivos.

Verdade ou não, teoria ou não, é que todos nós escrevemos nesse ano um post-it com o que queríamos fazer para o novo ano. E, desde então tenho feito assim. Às vezes arranjo um caderno bonito, outras vezes até é mesmo num post-it que guardo na carteira. Mas eu acredito nesta teoria, neste contracto escrito que fazemos connosco, nesta maneira de exprimirmos o que realmente queremos fazer e não deixar apenas na nossa cabeça [não sei quanto à vossa mas a minha já começa a ter muitos terabytes ocupados].

Ideias temos muitas, e sonhamos, e sonhamos muito, mas o facto de escrevermos o que queremos fazer, alterar ou mudar “obriga-nos” a verbalizar, a pensar com mais afinco na realidade das coisas. E, só por isso, é meio caminho para conseguirmos alcançar o que queremos. Logo, nesta fase, já estamos a dar o pontapé de saída, para o mais difícil, pelo menos achamos nós que é difícil começar. Mas começar pode ser a fase mais emocionante e desafiadora que temos pela frente.

Se de um dia para o outro tudo muda? Pode ser que sim. Porque quando não temos um plano bem definido, quando até nem temos pressa ou ideia do que queremos fazer, a aventura de um novo ano que começa ajuda-nos a avançar e a mudar. É como se a mudança de ano nos empurrasse e nos desse uma mãozinha para fazermos o que queremos. E daí o desafio, o que vais querer para 2017?

És a pessoa mais importante nesse dia, e o teu projecto, aquilo que fazes é hoje tema de conversa. Durante o ano, andamos com trabalho, reuniões, clientes, horários e prioridades e a nossa marca fica para segundo plano. Verdade? Algum dia, vamos ter de parar. Avaliar e pensar no que podemos fazer mais, de modo a garantir que evoluímos, que mudamos, que nos actualizamos e que conseguimos pôr em prática aquelas ideias que ainda não tivemos tempo.

• Aproveita uma viagem de carro, de avião e leva um caderno.
• Vai conhecer aquele café bonito que abriu recentemente e senta-te na mesa do canto, pede um café grande e começa a escrever o que queres fazer.
• Combina um pequeno-almoço com aquela amiga ou amigo que conhece bem o teu negócio, e que juntos podem até ter ideias para ambos. Façam um brainstorming enquanto desfrutam um belo croissant. Quem sabe não nasce uma parceria ou um projecto em conjunto.
• Não vejas o email, põe o telemóvel no silêncio.

Estes podem ser os momentos mais importantes de qualquer marca ou negócio, porque podem nascer aqui os pontos que vão fazer crescer a tua marca e evidenciar-se no mercado. E tudo pode ser feito, num momento a sós, com o nosso caderno mais bonito.

Aponta o dedo. A ti.

É fácil, e é a melhor maneira de nos superarmos. Temos de fazer esta parte, só assim vamos perceber o que podemos mudar. E quando falo em mudar, digo mesmo na nossa logística, nos nossos procedimentos.

• Onde é que perdemos mais tempo? Estamos a conseguir dar conta do recado, demoramos muito tempo a responder?
• Que conflitos tivemos e como os podemos prevenir?
• Precisamos de ajuda? Temos de estar preparados para pedi-la.
• O que correu mesmo mal? Podia ser evitado? Como?

Palmadinhas nas costas

Merecemos. E como dizia “o outro” – se eu não cuidar de mim, quem cuidará? 🙂

Mas assim como nos apontamos o dedo, é aqui que vamos perceber, e às vezes nem nos apercebemos durante o ano, que houve coisas que funcionaram bem.

• Houve alguma surpresa boa? Como proporcionar mais?
• O que te deixou contente? Repete.
• Projectos que ficaram a meio? Porquê? Se calhar agora é a altura certa.
• Tiveste mais vendas ou procuras em algo que não estavas à espera? Boa! Segue por aí.
• Bons feedbacks dos teus clientes? Partilha-os.

O desafio é mesmo parar. Parar de trabalhar por um segundo, por uma manhã, por um dia, para nos dedicarmos a nós e àquilo que queremos. Vai ser o tempo mais valioso para todo o ano que aí vem. Vai ser o teu momento, o ponto de viragem. É difícil, e a verdade, é complicado parar, mas o mundo não pára e nós também não. Estamos cá todos os dias, a fazer algo que queremos, que queremos mesmo muito e gostamos. Por isso, queremos fazer mais. Parar uma manhã, não custa. A sério, não custa mesmo e vai valer muito a pena. Desafia-te.

A melhor dica de sempre que pode até salvar vidas? Pelo menos a nossa?! Tem uma palavra: Backup.

Quantos de vocês fazem backups? Regularmente? De tudo? Ou só mesmo de ficheiros de trabalho? Acredito que pelo menos uma vez na vida já todos perdemos um ficheiro, ou até mesmo um disco que deixou de funcionar. Um disco é mesmo algo grave e posso dizer-vos que já me aconteceu uma vez e não, não tinha backup [aprendi a lição]. Até que há pouco tempo aconteceu de novo: o disco do meu iMac teve de ser substituído e por sinal eu reparei logo cedo que ele não estava bem. Notei que estava mais lento, a fazer um barulho que não era normal e a bloquear, são motivos mais que válidos para o levar logo para arranjar.

Não é tarefa fácil tratar de fazer backups, porque basicamente nunca temos tempo para eles. É um facto: só nos lembramos dos backups quando precisamos deles. Mas é algo que queria, com este artigo aqui no blog, vos lembrar de fazer. E de fazerem regularmente.

Como é que eu faço os meus backups?

Primeiro tenho discos, e mais discos, e estou sempre a actualizar-me com novos, principalmente com maior capacidade. Cada vez mais, os ficheiros aumentam de peso e em número, por isso, o espaço que precisamos é também maior.

Disco Porta-Moedas

Para quem trabalha numa versão de freelancer e precisa de andar sempre com ficheiros de um lado para o outro, é necessário ter os ficheiros acessíveis. Por isso, tudo o que seja trabalhos e documentos que estão no momento a serem utilizados andam num disco externo. Este disco externo é quase como o meu porta-moedas, porque anda sempre comigo, e nele só andam os ficheiros em que estou a trabalhar actualmente e alguns ficheiros de apoio que preciso constantemente. Neste disco também andam sempre os ficheiros do meu projecto, do blog, das formações e da comunicação para as redes sociais. Até porque estes ficheiros são sempre necessários.

E claro, este disco, por ser tão usado e tão portátil precisa de ter um backup, porque a probabilidade de lhe acontecer alguma coisa é maior. E para fazer o backup utilizo um programa óptimo que sincroniza os dois discos. O Free File Sync é gratuito e tem várias opções, mas a que eu uso é a opção de espelho, que compara os dois discos e actualiza com os novos ficheiros.

O Disco Mãe

É aquele que está sempre lá, no mesmo sítio, não vai a lado nenhum e onde sabemos que vamos encontrar tudo. Este meu disco (actualmente de 3TB), não serve para mais nada a não ser mesmo para copiar ficheiros lá para dentro. Não trabalho a partir dele, não o tenho sempre ligado e minimizo as interacções (penso que estou a poupá-lo para não se cansar). Mas este é o meu disco, o milagreiro como já me apeteceu chamar-lhe muitas vezes. Quando já tenho um volume considerável de ficheiros, falo de trabalhos que já estão fechados, é altura de os passar para este disco.

A organização é muito importante, porque não vale a pena depois andarmos um dia à procura de ficheiros antigos neste disco. Para facilitar, eu sigo a mesma estrutura que tenho no meu disco “porta-moedas”, que é também a mesma organização que tenho nos computadores. Uma vez que somos nós a usar, é mais fácil termos a mesma organização em todo o lado.

• Dá o mesmo nome à pasta principal, seja Trabalhos, Work, etc.
• Depois começa a criar as pastas segundo o mesmo raciocínio que tens no computador, no portátil e nos discos em uso.
• Cria uma regra, por exemplo, tudo o que fica concluído é feito backup. Ou, uma vez por mês copias os ficheiros para o “disco mãe”.

O meu próximo passo vai ser ter uma cópia deste “disco mãe” mas noutro lugar. Não querendo ser pessimista, mas imaginem que há um incêndio, ou uma infiltração, ou cai um piano em cima deste disco. Isto foi uma sugestão que uns amigos me deram, não porque lhes tenha acontecido o caso do piano mas porque tiveram um incêndio pequeno em casa e lá quase que iam os discos dos backups. É questão para perguntar: quanto é que valem os vossos ficheiros?

Toneladas de Fotos – o que fazer com elas?

O melhor é mesmo termos um disco só para fotos, porque a quantidade de fotografias que acumulamos e o peso que elas vão ganhando, fazem com que mereçam um disco só para elas. E podemos até estar aqui a falar de vários discos.

No meu caso, como tenho utilizado o Adobe Lightroom para arquivar e organizar as minhas fotografias, tenho um disco externo onde gravo os catálogos que crio neste programa, e organizo por ano e por temas. Se tiver muitas fotografias dentro de um só tema, então crio um catálogo com esse tema/cliente/data (que é uma espécie de pasta no Lightroom). Mas mesmo não usando o Lightroom e se só precisem de fazer backups de fotos, considerem um disco só para tal, principalmente se já tiverem um volume considerável.

Time-Machine

Sim, também uso a opção de time-machine (uma funcionalidade criada pela Apple), mas apenas no portátil que tenho. Para fazer a time-machine completa do portátil tenho um disco só para essa função de 750GB. É uma questão de segurança, se por acaso perder, ou o portátil desaparecer, tenho uma time-machine dos conteúdos.

Se somarmos tudo, são muitos GB que vamos acumulando e guardando, mas se algo lhes acontecer podemos ficar muito aflitos. E um backup pode salvar-nos!

Certamente que todos nós temos histórias que nos fizeram perder a cor ao ver que perdemos um email, ou um ficheiro, não? 🙂

Estava aqui a rever o meu banco de imagens pessoal. Sim, aquelas fotos que vou tirando e que guardo para mais tarde fazer um post no blog, ou no Facebook ou até só para o Instagram (um dia explico melhor como me preparo a nível de material para conteúdos). E de repente, pensei. Bolas. Já não dou formação há 2 meses. Parece que foi ontem que tive a última turma aqui em Lisboa, mas vendo bem a coisa, o tempo corre mais depressa do que eu consigo alcançar.
É verdade que durante o Verão faço uma pausa nos workshops. É Verão, está calor e não queremos ficar fechados numa sala – ainda bem que os meus workshops são práticos e numa sala bem bonita. Mas esta pausa é pensada, e necessária. Porque é a altura em que avalio as formações passadas e preparo novas ideias, que actualizo conteúdos, que altero o site e começo a planear o novo calendário com novas datas.
E isto passa-se com tudo. Estas pausas “fingidas” são necessárias no nosso trabalho. Temos de as assumir, parar, escutar, avaliar e depois atravessar. Diga-se que atravessar é mesmo avançar com mais ideias, coisas novas e motivação. É nesta altura que respiramos, levantamos a cabeça e vemos o que temos andado a fazer, e o que podemos fazer mais.
É difícil fazer pausas, quebrar com a rotina e com os timings que já temos fechados. Mas deixo alguns truques que costumo pôr em prática.

1. Aponto tudo.
A melhor maneira de rentabilizar o nosso tempo e não perder nenhuma ideia é irmos apontando tudo o que nos vamos lembrando. Quantas vezes tenho uma ideia e depois quando me quero lembrar dela já não sei bem qual era?! Pois, o melhor é irmos apontando, um género de ideias soltas, para depois quando nos debruçarmos sobre o assunto, já termos aqui o nosso tempo mais bem aproveitado com tudo apontado. Onde aponto? Utilizo o Evernote para tudo.

2. Auto replies
Sou fã! Mas houve um tempo que fugia de mensagens automáticas como o diabo da cruz. Como freelancer, sempre tive alguma dificuldade em assumir que iria “estar ausente”, pensava sempre que estando ausente podia perder alguma oportunidade de trabalho, de deixar alguém sem resposta ou até mesmo de parecer indisponível. Mas foi com o tempo que fui perdendo o medo, e agora é facto assumido que preciso de parar. E parar de duas maneiras: para avaliar o nosso negócio em paz e definitivamente parar de trabalhar.
Adoro escrever as mensagens de out of office. Porquê? Porque não deixam de ser um ponto de contacto, onde podemos surpreender. E o melhor é que a primeira vez que fiz uma “ausência” nos emails a explicar que estava a estruturar e a planear novas ideias, muitos foram os que compreenderam e ainda deram mais incentivo.

3. Marco uma reunião comigo mesma
Às vezes marco reuniões comigo própria. Nem sempre é preciso “fechar a loja” uma semana ou até mesmo um dia. Mas às vezes, digo mesmo que durante aquela manhã não respondo a emails nem marco entregas e vou rever alguma ideia ou preparar aos poucos o que já tenho em mente. Basicamente, marco uma reunião comigo mesma.

4. Escolho uma data
Pode parecer a tarefa mais fácil, afinal é só escolher um dia no calendário. Não há tarefa que sobreviva sem um deadline, sem uma ideia de timeline.
Não vale a pena ter ideias sem datas associadas. Porquê? Porque dificilmente vão ver a luz do dia.
Temos de ter pelo menos uma ideia de quando queremos ter tudo pronto, seja um novo serviço, um novo site, qualquer coisa. Porque com uma data à frente é certo que trabalhamos com um objectivo.

5. Mostrar resultados
Quando apelamos à compreensão para uma pausa necessária, não nos podemos depois esquecer de mostrar os resultados dessa pausa, mais não seja para agradecer. Ou, porque não divulgar em primeira mão o que há de novo, em jeito de agradecimento?! Tudo é uma oportunidade de comunicação, de falar e estabelecer contacto.

Este momento da minha timeline merece muito ser celebrado e recordado. Neste mês de Maio, mais propriamente no dia do milagre, como tão bem apelidaram na altura, aconteceu o workshop de copywriting em Lisboa.

Este workshop não aconteceu por acaso, foi pedido por vários amigos, clientes e parceiros após eu ter feito uma pequena sondagem dos temas que gostariam de ter para novos workshops.
Saber ouvir, foi o que fiz. E foi o que aconteceu.

Não é a primeira vez que falo da Mónica, com quem trabalho quando se trata de palavras, e foi com ela que preparei o primeiro workshop de copywriting e não podia ter sido melhor – 20 pessoas em sala, (no espectacular espaço da Red Apple) muitas caras conhecidas da família da Lance, muitas caras novas cheias de boas ideias e muita partilha de conhecimentos.

Para mim, foi bom ver que, apesar de ter apenas trabalhos pontuais com a Mónica, pensamos e reagimos de modos semelhantes à comunicação online. Daí se calhar trabalharmos tão bem em conjunto 🙂
Foi bom termos sido desafiados para detalhes, palavras que ainda não tínhamos reparado, ou ver tantas ideias que temos ainda para explorar.

No dia do workshop, prometi a mim mesma que iria ter mais conteúdos aqui pelo blog, que as ideias que estão em rascunho iriam saltar cá para fora. Basicamente prometi que iria ser discípula de mim mesma e praticar mais o que ensino.

Não é difícil criar conteúdos, não é difícil escrever, é um treino que se faz, uma capacidade que se treina e que com o tempo vamos melhorando. Eu sinto isso, nunca tive jeito para escrever, nem ambição em escrever, mas a verdade é que tem sido cada vez mais fácil. E isso ajuda imenso em fazer a própria comunicação quando estamos responsáveis por trabalhar online, seja para redes sociais, para escrever newsletters ou até mesmo emails. Vamos lá com a prática e com as dicas todas que a Mónica deu no workshop.

Correu tão bem este dia e este workshop que teremos de certeza que o repetir para o novo calendário de formação e de o fazer no Porto. Isso está fechado.

Deixo-vos aqui um exemplo de um dos últimos trabalhos que a Mónica fez para a Lance e algumas fotos dos momentos que tivemos no workshop.